Política de tratamiento de datos

Así cuidamos tu información.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DE LA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA

GENERALIDADES

La Ley 1581 de 2012, establece que el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y es aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el artículo 2 de la presente ley no será de aplicación:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;

b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;

c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;

d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;

e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;

f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

Así mismo la Ley 1581 de 2012 define los siguientes términos:

1) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

2) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

3) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

4) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

5) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

6) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

7) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

8) Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Y por su parte, la Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

  • Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
  • Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
  • Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular;

La Ley 1581 de 2012, establece una categoría especial a los datos personales de los niños, niñas y adolescentes y prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.  Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

1. OBJETIVO

 Atender las disposiciones legales dentro del marco jurídico constitucional, que dispone el derecho a la protección de datos personales y como entidad garante de los mismos, la Alcaldía Distrital de Barranquilla, en calidad de administrador de la información, de los ciudadanos a quienes dirige sus bienes y servicios o tienen algún interés en su gestión; para velar por la transparencia en el tratamiento de los datos personales y el deber de orientar a  los ciudadanos en conocer, actualizar y rectificar los datos recogidos sobre ellos en las bases de datos o archivos que maneja la entidad.

2.ALCANCE

Esta política aplica para toda la información con datos personales de ciudadanos, usuarios, proveedores, clientes, funcionarios y contratistas de la entidad, registrada en las bases de datos físicas o electrónicas, que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la Alcaldía Distrital de Barranquilla.

La Alcaldía Distrital de Barranquilla será responsable del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho de delegar en un tercero el tratamiento, exigiendo al encargado los procedimientos que garanticen la protección y confidencialidad de los datos personales.

3. OBLIGACIONES

Acorde a los deberes que establece en su artículo 17 la Ley 1581 de 2012, la Alcaldía Distrital de Barranquilla y las Instituciones Educativas del Distrito, como responsables del tratamiento de los datos adoptará los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo los funcionarios, docentes, contratistas, entre otros encargados del tratamiento de datos en la Alcaldía Distrital de Barranquilla y de acuerdo al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. ROLES

4.1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

“Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos” La Alcaldía Distrital de Barranquilla, de acuerdo con la Ley, ejerce como responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.

Datos del Responsable: Alcaldía Distrital de Barranquilla

NIT No. 890102181

Domicilio principal: Calle 34 # 43-31 de la ciudad de Barranquilla, República de Colombia.

Página web:  www.barranquilla.gov.co

Correo electrónico:  atencionalciudadano@barranquilla.gov.co

Teléfonos:  +57 (5) 3399888 – 3399889

4.2  ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

“Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. En la Alcaldía Distrital de Barranquilla, el tratamiento de datos personales será ejercido por distintos encargados. Algunos de ellos son: funcionarios, contratistas, docentes, personal administrativo y otros serán delegados para que se encarguen del tratamiento de datos.

 4.3  ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS

Funcionario o encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

 4.4  GESTOR

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, de la Secretaría General, llevará el control del registro de las bases de datos con información personal que hay en la Alcaldía Distrital de Barranquilla y apoyará el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.

4.5  GARANTE

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, de la Secretaría General, coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos en la Alcaldía Distrital de Barranquilla.

5. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con la presente política de tratamiento de datos personales, se establecen directrices generales aplicables en la Alcaldía Distrital de Barranquilla.

  1. Cumplir con la Ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y toda la normatividad legal vigente colombiana que establezca disposiciones para la protección de datos personales.
  2. Cumplir con la ley de protección de datos personales de acuerdo con lo contemplado en el Código de Ética y Buen Gobierno de la Alcaldía Distrital de Barranquilla.
  3. Garantizar la efectividad, los principios y fines previstos en la Constitución y la Ley, donde es necesario que dentro de la Función Pública que toda información o documentación que se obtenga con razón de su cargo sea cuidada y custodiada para evitar una sanción disciplinaria, Ley 734 de 2002.

Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:

1) La Alcaldía Distrital de Barranquilla realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales, deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

2) La Alcaldía Distrital de Barranquilla solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de las funciones de promoción, divulgación y capacitación, realice invitaciones a charlas, conferencias o eventos que impliquen el Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente.

3) En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada en la Alcaldía Distrital de Barranquilla deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite. De manera particular, las principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales que corresponde a la Alcaldía Distrital de Barranquilla desarrollar en ejercicio de sus funciones legales se relacionan con los siguientes tramites:

  • Trámites y Servicios de todas las dependencias de la Alcaldía Distrital de Barranquilla
  • Atención al ciudadano a través de los canales presenciales, telefónico, electrónico y verbal
  • Proyectos de infraestructura
  • Programas y proyectos sociales a la ciudadanía
  • Gestión de ingresos
  • Protección de datos personales
  • Asuntos judiciales

4) El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. La Alcaldía Distrital de Barranquilla mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

5) Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios de la Alcaldía Distrital de Barranquilla que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

6) La Alcaldía Distrital de Barranquilla autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.

7) La Alcaldía Distrital de Barranquilla no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

8) Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por la Alcaldía Distrital de Barranquilla como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Alcaldía Distrital de Barranquilla haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por la Tabla de Retención Documental

9) Cada área de la Alcaldía Distrital de Barranquilla debe evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, para su publicación.

10) El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.

11) La Alcaldía Distrital de Barranquilla suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.

12) Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, la Alcaldía Distrital de Barranquilla deberá entregar dicha información.

13) A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades la Alcaldía Distrital de Barranquilla podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

14) Las políticas establecidas por la Alcaldía Distrital de Barranquilla respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la Alcaldía Distrital de Barranquilla para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

15) Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.

16) La Alcaldía Distrital de Barranquilla será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales. Para lo cual se exigirá la autorización del titular, verificando que sea el representante del menor de edad.

17) La Alcaldía Distrital de Barranquilla podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

18) Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

19) Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas, docentes o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con la Alcaldía Distrital de Barranquilla, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

20) La Alcaldía Distrital de Barranquilla divulgará en sus servidores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico, que evidencien que han sido notificados del cumplimento de la política de tratamiento de datos personales en la entidad.

21) La Alcaldía Distrital de Barranquilla no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares establecidos.

22) El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante la Alcaldía Distrital de Barranquilla, en su domicilio: Calle 34 No. 43-31 primer piso y por el correo electrónico atencionalciudadano@barranquilla.gov.co

23) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, la Alcaldía Distrital de Barranquilla deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.

24) En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, la Alcaldía Distrital de Barranquilla suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento realice en virtud de sus funciones legales y cuando excepcionalmente éstas no apliquen, con la autorización del Titular.

25) La Alcaldía Distrital de Barranquilla Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

26) Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por la Alcaldía Distrital de Barranquilla

27) La Alcaldía Distrital de Barranquilla a través de las instituciones educativas distritales, quienes ejercerán como responsables del tratamiento de los datos de los niños, niñas y adolescentes, garantizará el tratamiento especial a estos datos personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley.

28) La Alcaldía Distrital de Barranquilla informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

29) La Alcaldía Distrital de Barranquilla cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

30) La Alcaldía Distrital de Barranquilla registrará la información de las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012

31) Los Secretarios de Despacho, Jefes de Oficina, Gerentes y Asesores reportarán las bases de datos con información personal que administren e informarán las novedades de su administración al Gestor. También deberán reportar las nuevas bases de datos que se generen.

32) La Alcaldía Distrital de Barranquilla implementará procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de datos personales

33) El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreará las sanciones contempladas en el Código Único Disciplinario y normas concordantes

34) Los servidores públicos y contratistas que tengan archivos y bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico en los equipos de cómputo de la entidad deberán mantener dicha información en una carpeta que sea identificable, de manera inequívoca, que es de su uso personal.

35) La Alcaldía Distrital de Barranquilla implementará el aviso de privacidad al momento de recolectar datos personales. Las características del aviso de privacidad estarán contenidas en el Plan de acción de la implementación de la política de tratamiento de datos personales.

36) Los procedimientos, planes de acción, cronogramas y demás documentos para la ejecución e implementación de la política de tratamiento de datos personales en la Alcaldía Distrital de Barranquilla son anexos del presente documento.6.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Alcaldía Distrital de Barranquilla, manejará los datos sensibles con gran mesura, dado a que estos pueden afectar la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Este tipo de datos constituyen una categoría especial de datos personales y por ello, requieren una protección reforzada y algunas consideraciones especiales a la hora de solicitar autorización para su tratamiento.

 7.DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante la Alcaldía Distrital de Barranquilla.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Alcaldía Distrital de Barranquilla, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por la Alcaldía Distrital de Barranquilla, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante los organismos de control y ante la misma Alcaldía Distrital de Barranquilla por el tratamiento de datos personales.
  • Revocar la autorización otorgada a la Alcaldía Distrital de Barranquilla y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 8.ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, de la Secretaría General es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Consultas: El artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 establece que los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En concordancia con lo anterior, la consulta debe ser atendida por Alcaldía Distrital de Barranquilla en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se debe informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Reclamos: El artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 establece que el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en dicha ley, pueden presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. Para todos sus efectos, la Alcaldía Distrital de Barranquilla dará trámite al respectivo reclamo bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Alcaldía Distrital de Barranquilla, y deberá contener identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o correo electrónico para notificaciones, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 establece que los derechos de los titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ejercerse por las siguientes personas:

El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlas.

De conformidad con el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales con la siguiente periodicidad: Al menos una vez cada mes calendario.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la Alcaldía Distrital de Barranquilla podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. En todo caso, los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Alcaldía Distrital de Barranquilla presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Alcaldía Distrital de Barranquilla informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

10. VIGENCIA

Se ajustó y aprobó por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la Política para el Tratamiento de Datos Personales y esta rige a partir del 1º. De agosto de 2019.

11. GLOSARIO

Las definiciones son tomadas de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-. http://www.sic.gov.co

Autorización:

Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Aviso de privacidad:

Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Dato personal:

Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato público:

Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato privado:

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Datos sensibles:

Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Encargado del tratamiento:

Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Responsable del tratamiento:

Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular:

Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia:

Es enviar la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión:

Es la comunicación de los datos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

11. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha / Versión / Descripción del Cambio

Noviembre 2016 / 2016 / Se establece una nueva versión de la Política de Tratamiento de Datos personales

Enero 2016 / 2019 / Se incluye como anexo el formato de autorización de tratamiento de datos personales

Agosto 2019 / 2019 / Se ajustó y aprobó por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la Política para el Tratamiento de Datos Personales y se adjuntan formatos, instructivos, plan de acción, entre otros.

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